Eurovision in Ahoy: Rotterdamse co-creatie, creativiteit en perfecte venue

In 2019 won Duncan Laurence met zijn liedje ‘Arcade’ het Eurovisie Song Festival. Iedereen die het moment heeft meegemaakt, weet nog waar en bij wie hij of zij op dat moment was. Dat heb je alleen bij heel speciale momenten en dit was er zo één. Het overwinningsfeest was nog niet ten einde of diverse Nederlandse steden begonnen warm te draaien om een bid te doen naar de organisatie van Eurovision 2020. Niemand kon op dat moment vermoeden dat de wereld er snel heel anders zou uitzien.

Eén van de steden die meteen een stap vooruit deed en zich kandidaat stelde, was Rotterdam. Stad van samen de schouders eronder, van innovatie, experiment en inclusiviteit, van actief uitdagingen aangaan en creatieve oplossingen bedenken. En de stad van grote internationale events, denk aan de MTV Europe Awards, het ABN AMRO WTT (tennis), de start van de Tour de France (2015), het jaarlijkse North Sea Jazz festival, maar ook veel toonaangevende beurzen (Europort) en verschillende wetenschappelijke congressen. Eurovision zou dé nieuwe showcase worden van al het moois dat onze stad te bieden heeft en van wat wij als evenementenstad in onze mars hebben. En dat werd het, zij het op een ander moment en op andere wijze dan we in eerste instantie allemaal dachten.

“Stad van samen schouders eronder en creatieve oplossingen bedenken.”

Rotterdam wint nationaal bidtraject

In september 2019 kwam Rotterdam als winnende stad uit de bus van het nationale bidtraject. Het zorgde voor een gevoel van blijdschap, trots en gezonde spanning. Jolanda Jansen, algemeen directeur Rotterdam Ahoy, kan zich het moment heel goed herinneren. “Wij hoorden het nieuws terwijl we met wethouder Kasmi en de mensen van de gemeente, waarmee we het bid gemaakt hadden, samen waren in Ahoy. We hadden de zonneschermen naar beneden gedaan omdat we wisten dat er buiten pers was. Het telefoontje van Sietse Bakker (executive producer van Eurovision 2020/2021, red.) aan Kasmi kwam. We luisterden gespannen mee en barstten in luid gejuich uit. Iedereen was zo ontzettend blij en trots! We wisten dat we als Rotterdam Ahoy veel ervaring hebben met grote evenementen, maar dit was groter dan alles wat we ooit gedaan hadden in het 50-jarige bestaan van Ahoy. We wisten meteen dat het een enorme uitdaging zou worden, waarvan we veel energie zouden krijgen, veel van zouden leren en onszelf als venue en als stad verder mee op de kaart konden zetten, internationaal en op grote schaal.”

“Enorme uitdaging waarvan we veel energie zouden krijgen en onszelf als venue en als stad op de internationale kaart konden zetten.”

COVID-19 en lockdown

De eerste weken en zelfs maanden was het euforische gevoel nog vast te houden, maar toen kwam februari/maart 2020. COVID-19 bereikte Nederland en het ging snel. In maart werd de intelligente lockdown afgekondigd en vanaf dat moment waren evenementen niet meer mogelijk. De maatschappij ging grotendeels op slot en de evenementensector stond aan het begin van een lange zwarte periode. Ook Rotterdam Ahoy werd hard geraakt. Jolanda Jansen: “Vanaf 13 maart viel alles weg: darts, concerten, beurzen, North Sea Jazz, Eurovision… het was acuut en volop crisis.”

Rotterdamse aanpak: samen er vol voor gaan

Als exponent van de stad Rotterdam en behept met de typisch Rotterdamse ‘schouders eronder en aanpakken’ mentaliteit, richtte Ahoy haar blik vrijwel direct op de toekomst. Jolanda: “We hebben eigenlijk meteen tegen elkaar gezegd ‘deze crisis gaat voorbij en hoe dan ook willen we dat dit alsnog gaat plaatsvinden volgend jaar!’ Alle betrokkenen bij de Gemeente Rotterdam en andere organisaties, inclusief het team in Hilversum dacht daar precies hetzelfde over. We wisten toen ook ‘de makkelijke weg is cancelen, maar de weg die het meest voldoening en resultaat zal geven is hobbels nemen en ervoor gaan’. En er kwamen heel veel hobbels op heel veel fronten… Ons motto was en bleef al die tijd: realistisch maar ook ambitieus.”

“De weg die het meest voldoening en resultaat zal geven is hobbels nemen en ervoor gaan.”

Overigens was het sowieso niet zo dat Ahoy tijdens de lockdown bij de pakken neerzat en afwachtte wat er komen zou. De tijd werd zo positief als mogelijk was benut. Jolanda: “Zeker. We hebben in de hele crisistijd verschillende projecten gedaan, zoals verschillende streams waarbij Ahoy ingezet werd als tv-studio, bijvoorbeeld voor het Rotterdams Philharmonisch Orkest, we hadden het ABN AMRO tennistoernooi zonder publiek en natuurlijk ook Vrienden van Amstel.”

Creativiteit, flexibiliteit en veerkracht

Gedurende het hele traject naar Eurovision toe werkte het hele projectteam met een aantal vaste scenario’s, variërend van een evenement zoals oorspronkelijk gepland met alle publiek, tot aan alles op tape en vanuit een tv studio. Voor Rotterdam Ahoy betekende dit rekening houden met, en voorbereidingen treffen voor alle mogelijke uitkomsten. Dit vereiste de nodige creativiteit, flexibiliteit en veerkracht, iets wat Ahoy niet vreemd is. “Wij zijn als Ahoy constant in overleg geweest met Gemeente Rotterdam en Hilversum over mogelijkheden en onmogelijkheden binnen de verschillende scenario’s. Wij hebben natuurlijk heel veel ervaring met het organiseren van complexe internationale evenementen, dus we konden hierin goed bijdragen. Daarbij kwamen dingen langs als: in welk scenario mag wanneer de horeca open, hoe kunnen we crew en delegaties van eten voorzien, hoe regelen we de schoonmaak in relatie tot de health & safety protocollen etc. Het begrip ‘security’ werd zo ook meer ‘health and safety’ dan alleen ’security’”, aldus Jolanda.

Fieldlab evenement: experimenteren om vooruit te komen

Tijdens de crisistijd ontstond ook de Alliantie van Evenementenbouwers, een samenwerking van de evenementenbranche samen met de Nederlandse overheid. Dit resulteerde in het speciale Fieldlab programma. Iets dat naadloos paste bij de Rotterdamse manier van experimenteren om vooruit te komen. Jolanda legt uit dat dit een cruciale stap is geweest. “Al in het najaar van 2020 realiseerden we ons dat ‘sneltesten’ de grote gamechanger zou kunnen worden, maar dat het belangrijk was om onze aannames – dat bezoekers van evenementen met veel minder mensen in contact komen tijdens een event dan soms gedacht werd –  wetenschappelijk te toetsen met behulp van pilot events. Iedereen die betrokken was, ook het kabinet, snapte dat het fantastisch zou zijn als het zou lukken (en uiteraard verantwoord was) om publiek bij een dergelijk uniek evenement als Eurovision te hebben, en dat dat fantastisch was als visitekaartje naar Europa.”

“Fantastisch visitekaartje naar Europa.”

“Toen we rond de jaarwisseling hoorden dat het mogelijk was om delegaties in te laten reizen, was dat de eerste belangrijke stap op weg naar ‘het meest maximale’. Toen uiteindelijk publiek mocht komen, was het nog een tijdje spannend omdat de overheid logischerwijs nog altijd en tot het laatste moment een pauzeknop kon indrukken. Pas in de laatste weken wisten we dat het zou gaan lukken; de cijfers gingen immers de goede kant op. Maar we bleven continue alert; we hadden van het afgelopen jaar geleerd dat er altijd nog iets onverwachts kan gebeuren. Ik vind dit een mooi voorbeeld van onze ambitieuze maar ook realistische aanpak.”

De Grote Show

De ontwikkelingen bleven gelukkig de goede kant op gaan en medio mei was het dan eindelijk zover: de Grote Show kon van start! Een jaar later dan gepland opende Rotterdam Ahoy haar deuren voor Eurovision. Voor 3.500 bezoekers per show, én voor meer dan 180 miljoen kijkers die het spektakel via tv en live streams volgden. Een prestatie van jewelste en iets waar Rotterdam en alle betrokken trots op mogen zijn, zo vindt ook Jolanda. “De kern van wat mensen op tv zien is natuurlijk de show zelf. Die oneindige eer, respect en bewondering verdient het hele creatieve team ‘uit Hilversum’. Rotterdam Ahoy heeft met ons state-of-the-art gebouw, onze pas gerealiseerde nieuwbouw, onze kennis en ons ervaren team, in de samenwerking met het team Hilversum bijgedragen aan het halen van het maximaal haalbare.”

State-of-the-art venue voor live shows en uitzendingen, met Rotterdam als decor op de achtergrond.

Rotterdam Ahoy: venue met alles onder één dak

Rotterdam Ahoy is bij uitstek geschikt voor een evenement met de omvang, allure en uitdagingen als Eurovision. Jolanda geeft graag aan wat Ahoy allemaal te bieden heeft. “Voor Eurovision was het natuurlijk top dat alles ‘onder één dak’ kon plaatsvinden, met het immens grote en hypermoderne podium, de ‘green room’ voor de tv-shows in de Arena en daarnaast alles wat zo’n dergelijk evenement nodig heeft in de zes evenementenhallen eromheen. Denk daarbij aan ruimten voor alle artiesten en hun uitgebreide delegaties, de ruim 500 journalisten die twee weken in Ahoy hebben gewerkt, de honderden vrijwilligers, de 3.500 man publiek die per show aanwezig mocht zijn, de uitgebreide testlocatie bij de entree, alle restaurants en technische ruimten… Ons nieuwe Rotterdam Ahoy Convention Centre met 35 zalen tot 2.500 personen en een totale capaciteit van 7.000 personen was in de tussentijd (najaar 2020) ook gereed gekomen. Van daaruit konden allerlei live tv-  en radio programma’s en dagelijkse talkshows van de publieke omroep worden uitgezonden, met de stad Rotterdam als decor op de achtergrond. Technisch gezien is onze arena ‘state of the art’ en geschikt om die gigantische hoeveelheid videoschermen, camera’s, licht en geluid aan op te hangen, wat essentieel was voor Eurovision en wat niet iedere venue kan bieden. En natuurlijk, niet te vergeten, het Ahoy team. Altijd gericht op ‘de klant helpen het evenement mogelijk te maken’. Niets is te gek en wij worden blij als andere mensen blij hun werk kunnen doen.”

Dak Ahoy met zonnepanelen levert duurzame bijdrage.

Duurzaam en circulair

Als we het toch over daken hebben… Een belangrijk aspect van het winnende Rotterdamse Eurovision bid was dat het evenement zo duurzaam en circulair mogelijk zou zijn. En het dak van Ahoy speelde daarin een belangrijke rol, vertelt Jolanda. “Recentelijk is een heel groot deel van ons dak, inclusief de nieuwbouw van het Convention Centre en RTM Stage, vol gelegd met 5.200 zonnepanelen. Die leveren energie die wij daarmee opwekken, gebruiken we voor onze eigen grote evenementen, maar er gaat ook een deel naar huishoudens in de buurt. Zo dragen we actief bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de stad. Voor Eurovision hebben we daarnaast nog allerlei andere zaken gedaan, zoals het inzamelen van plastic drinkbekers bij het publiek en voor alle crewleden waren er watertappunten.”

Actieve samenwerking in Rotterdam

Een mega-evenement als Eurovision organiseer je niet alleen, daar komen hele veel partijen bij kijken. “We waren als Rotterdam Ahoy natuurlijk onderdeel van het team met de Gemeente Rotterdam, Rotterdam Partners en Rotterdam Festivals. Het is fantastisch te zien hoe iedereen ‘elkaars hand vasthoudt’ en actief samenwerkt in deze stad, ook als het soms wat ingewikkeld wordt. We vonden het ook fantastisch dat de Eurovision Village digitaal alsnog doorging, wat voor mij een perféct voorbeeld is van de Rotterdamse co-creatie en inventiviteit. Shows die de Eurovision Village te zien waren, zoals die van Duncan Laurence, werden uitgezonden vanuit de Onderzeebootloods op RDM Rotterdam, een locatie die wij vanuit Ahoy exploiteren. Daardoor gingen en gaan nog steeds geweldige plaatjes met zicht op het water en de haven van Rotterdam de hele wereld over. Dat hebben ruim 180  miljoen kijkers wereldwijd gezien en daarvan zullen we als venue en als stad de vruchten gaan plukken wanneer de coronamaatregelen verder worden afgebouwd en internationaal reizen weer mogelijk wordt.”

“Dit is waar het om gaat: mensen die samen zijn en samen nieuwe herinneringen creëren. We wisten: dit is het kantelpunt richting openstelling van de wereld.”

Kippenvel, dankbaar en trots

Rotterdam Ahoy bestaat in 2021 50 jaar. Een mooier feestje dan Eurovision had Jolanda met de kennis van nu niet durven dromen. “We verwelkomden in mei onze eerste bezoekers in bijna anderhalf jaar… De allereerste bezoekers voor de eerste juryshow hebben we persoonlijk verwelkomd. Het eerste gejuich bij die show, en dat gejuich nam in volume en enthousiasme toe per dag van de week… Het was alsof de zaal als vanouds tot de nok gevuld was, terwijl we normaal 16.500 bezoekers in de Arena kunnen ontvangen. Elke show raakte dat ons en kregen we kippenvel. Dit had zoveel impact en maakte zo’n indruk. Ik was me er steeds bewust van dat we van ver kwamen en het op veel momenten mislukt had kunnen zijn. Onze collega’s die de bar weer konden laten draaien; mensen die zich mooi hadden aangekleed om ‘uit te gaan’. Dit gevoel was zó sterk. Dit is waar het om gaat; mensen die samen zijn en samen nieuwe herinneringen creëren. We wisten: dit is het kantelpunt richting openstelling van de wereld. Het was een eer om daar onderdeel van te zijn met zo’n bijzonder evenement en daarvoor zijn we heel dankbaar en enorm trots. Dit was het mooiste cadeau dat we konden krijgen voor onze 50e verjaardag.”

Jolanda Jansen en Rotterdam Ahoy: trotse belichaming van ‘Rotterdam. Make It Happen.’

Header photo and photos in gallery: NPO/NOS/AVROTROS NATHAN REINDS and Paul Martens (aerial photo of Ahoy)