Masterclass Rotterdam: een succesvol congres

Fases

Het programma van de Masterclass was gebaseerd op de volgende fases:

Fase 1
U overweegt om een (wetenschappelijk) congres naar Rotterdam te halen, of moet uw nationale collega’s nog overtuigen.

Fase 2
U staat in de startblokken voor de bid procedure (officiële uitnodiging aan de internationale vereniging).

Fase 3
U heeft een bid gewonnen en focust zich op de organisatorische en financiële kant van het congres.

Fase 4
Uw congres vindt al bijna plaats.

Programma

Het programma van de Masterclass 2019 was als volgt:

08.30
Meet-the-expert ontbijt 

09.00
Officiële opening 
Erik Peekel – dagvoorzitter, Aaaaha! Bureau voor live communicatie
Welkomstwoord – Jeroen Kuyper, Managing Director, Rotterdam Partners
Ton Wesselink – General Manager, ss Rotterdam

09.15
Roel Pot
Roel was jarenlang het gezicht van TV Rijnmond en ‘die conducteur’ van de NS-reclame (met Nick & Simon). Met Rope theater heeft hij jarenlang opgetreden in het hele land, maar het afgelopen jaar was hij voornamelijk in Rotterdam te vinden. Deze sympathieke Rotterdammer neemt geen blad voor de mond en is een artiest pur sang.

09.30
Plenair 1: Rotterdam Partners Convention Bureau – Eveline van der Pluijm, Manager
Wat doet Rotterdam Partners nu eigenlijk? Ontdek hoe Rotterdam Partners werkt en hoe CVB team u kunt ondersteunen in uw inspanningen bij een bid op een congress of het het organiseren ervan. Wij brachten onze diensten onder de aandacht, deelden succesverhalen vertelden hoe onze inspanningen de ambitie van de stad ondersteunen.

09.45
Plenair 2: Wim Pijbes, Stichting Droom en Daad
Stichting Droom en Daad zet dromen om in daden die de stad Rotterdam nóg beter en mooier maken. Wij investeren in cultuur van en voor iedereen: voor jong en oud, van Pietje Bell tot Erasmus. De stichting investeert, initieert, stimuleert en realiseert. Zo werken wij mee aan een aantrekkelijke stad voor bewoners en bezoekers.

10.25
Workshops ronde 1

• Het bidtraject van A tot Z: Real-life Case Study
  Theo Kemperman, Directeur, Bibliotheek Rotterdam
  Fase 1, 2 & 3
  Hoe neemt u de beslissing of u een bidtraject ingaat, wat moet u overwegen, waar maakt u het verschil? Wat is nodig om op de shortlist te komen? Hoe belangrijk is het bid book, en de bijbehorende promotie? Hoe gaat u het lobbytraject in? Wie stemt er, en waar letten zij op? We bespreken recente voorbeelden uit de praktijk.
• Wat zijn de spelregels omtrent sponsoring van uw medisch congres
  Janine Galjaard, Directeur at Keuringsraad Kennis en Advies Gezondheidsreclame
  Fase 2 & 3
  Sponsoren zijn een grote bron van inkomsten voor elk congres, maar waar is een sponsor naar op zoek en wat mogen en kunnen zij, aan welke regels moeten zij voldoen? Tijdens deze workshop krijgt u inzicht in de huidige wet- en regelgeving ten aanzien van het sponsoren van medische congressen voor de farmaceuten.
• Financiën van een congres (budget, sponsoring, oprichting stichting, prijzengeld) – de beste methoden voor het beste resultaat
  Angeline Bommer, Congress Company
  Fase 2, 3 & 4
  Het budget is een belangrijk onderdeel van elk congres. Wat zijn effectieve strategieën om sponsors te werven? Wat zijn de voordelen van het oprichten van een stichting? Welk financiële steun is er beschikbaar op stadsniveau en op landelijk niveau? We zullen deze onderwerpen over budget management bespreken en vele ervaringen delen.

11.00
Kennis- & Koffiepauze

11.30
Workshops ronde 2

• Omdenken – Hoe maak je jouw congres onvergetelijk?
  Niels Fundter, Congress by Design
  Fase 3 & 4
  Als Professional Congress Organiser wordt er dagelijks een gezonde portie creativiteit gevraagd in het vinden van oplossingen. Zeker wanneer budgetten beperkter zijn, dient men creatief te zijn, maar zonder aan kwaliteit in te leveren. Niels vertelt u graag of zijn ervaringen, door middel van inspirerende voorbeelden en hij gaat tevens graag het gesprek met u aan, concreet over de uitdagingen die u mogelijk te wachten staan.
  
• The Congress of Tomorrow
  Jarno de Boer, ACS Audiovisual Solutions
  Fase 3 & 4
  Technologische oplossingen: van web-casting tot een geslaagde congres app. Hoe maakt u gebruik van technologie om jouw congres daadwerkelijk beter te maken?
• Organising high performance sustainable events (Engelstalig / English language)
  Guy Bigwood, Global Destination Sustainability Index
  Fase 3 & 4
  Klanten, sponsors, aanwezigen en het publiek eisen steeds meer sociale verantwoordelijkheid en milieuprestaties van organisatoren van evenementen en hun leveranciers. In deze interactieve workshop zullen we de nuances onderzoeken van hoe een geavanceerd duurzaam evenement kan worden geïmplementeerd. Van strategie tot implementatie, meting en communicatie, u krijgt praktische tips over hoe u kunt innoveren en duurzame evenementstrategieën kunt gebruiken om het welzijn van werknemers te verbeteren, de ervaring van deelnemers en de milieuprestaties te verbeteren en tegelijkertijd uw bedrijfsresultaten en reputatie te verbeteren.
  

12.05
Meet-the-Expert Lunch

13.00
Rotterdamse showcases

• SerVies
  Annemarie Piscaer, Studio Dust
  Omdat de initiatiefnemers van het project ‘SerVies’ in Rotterdam wonen en werken, zijn zij aan de slag gegaan met het stof dat daar in de lucht hangt. Zo leggen zij de Rotterdamse luchtkwaliteit vast in een servies dat uit 6 delen bestaat. Het is de bedoeling dat het servies aan het denken zet. Het collectief verzamelen van het fijnstof is een onderdeel van het project dat daar aan bijdraagt. Het servies wordt vervolgens ingezet bij bijeenkomsten en evenementen rondom het thema van luchtkwaliteit.
• Floating Farm
  Minke van Wingerden, Partner, Beladon
  Steden zoeken naar nieuwe ontwikkelingen om voedsel te produceren in de stad, dichterbij de bewoners. Dit wordt Transfarmation genoemd. Het produceren van voedsel is op een wereldbevolking die intensief groeit en steeds welvarender wordt, een steeds grotere uitdaging. Kennis van gezonde voeding en voedingsproductie neemt verder af en de logistieke keten wordt steeds verder vergroot. De Floating Farm is een transparante boerderij op het water waar bezoekers de koeien zien en kunnen kennismaken met alle processen die plaatsvinden op de boerderij.

13.25
Samenvatting van de resultaten uit de workshops

14.00
Venue tour – met bezoek aan het Depot Boijmans Van Beuningen